Photographie et facturation : pourquoi utiliser un logiciel en ligne ?

Tout professionnel de la photographie, en particulier l’auto-entrepreneur, doit fournir des factures à ses clients. C’est la formule idéale pour être rémunéré pour la réalisation des prestations auprès de sa clientèle. Cependant, l’édition d’une facture peut apparaître comme une charge supplémentaire de travail, notamment quand le photographe ne dispose pas des outils adéquats. C’est en cela que les logiciels de facturation en ligne sont d’une grande aide. Découvrez ici leurs avantages.

Stockage et synchronisation automatiques des données

Le premier avantage pour un photographe professionnel d’utiliser un logiciel de facturation en ligne est la possibilité de sauvegarder toutes ses saisies instantanément. En effet, avec un tel outil, il peut créer ou éditer ses devis, envoyer des factures, organiser ses rendez-vous et même enrichir son portefeuille clients.

Toutes ces actions désormais informatisées sont réalisables automatiquement. Par ailleurs, les différentes données que le professionnel entre dans le logiciel seront stockées dans le cloud, ceci chaque fois qu’il effectue une modification. Il y a alors une synchronisation des données au fur et à mesure que d’autres informations sont intégrées. Avec un bon logiciel de facturation en ligne, le photographe professionnel a la garantie de retrouver immédiatement ses dernières mises à jour.

Possibilité d’utiliser le logiciel sur tous les appareils et systèmes d’exploitation

Un autre avantage de l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne est l’accessibilité de cette application sur tous les appareils et avec tous les différents systèmes d’exploitation. En effet, le photographe professionnel peut accéder à son interface de facturation depuis un ordinateur ou un smartphone ou encore une tablette tactile.

Ainsi, une application de facturation en ligne est utilisable en tout lieu, et ce, depuis toute sorte d’appareils. Quels que soient la marque, le modèle ou le système d’exploitation, vous n’avez aucune raison de vous inquiéter.

Sécurisation des informations et des documents

Le logiciel de facturation en ligne offre une protection sécurisée à vos données. La gestion documentaire que permet une telle application est entièrement sécurisée. Ainsi, en cas de perte ou de vol de votre ordinateur ou appareil mobile, vos données seront à l’abri de tout formatage.

Vous ne risquez pas de les perdre car, en plus de la protection classique par mot de passe de votre logiciel de facturation en ligne, les données qui y sont enregistrées sont transférées et sauvegardées sur des serveurs sécurisés. Les informations que vous entrez dans le logiciel en ligne sont donc sécurisées et protégées par toutes les infrastructures et technologies ayant conçu cette application.

Compatibilité du logiciel de facturation avec d’autres services cloud

Un atout majeur des logiciels en ligne est leur compatibilité avec d’autres services cloud. De ce fait, une application de facturation pour photographe professionnel peut être complétée par un second logiciel dans le cloud avec des fonctions différentes sans perturber son fonctionnement.

Cette compatibilité permet aux photographes professionnels de bénéficier d’une solution complète pour la gestion optimale de leur activité, quel que soit le projet de leurs clients. De la prise de rendez-vous à l’envoi de la facture finale en passant par les séances de shooting, l’utilisation d’un logiciel en ligne offre un réel gain de temps.

Partage de données avec les partenaires

Avec un logiciel de facturation en ligne, le photographe a plus de facilité à donner l’accès à son interface de travail à ses partenaires, et ceci pour partager les données dont ils ont besoin. Entre autres, il peut s’agir par exemple du partage de devis, de factures et de statuts avec le comptable. De cette façon, il n’est plus nécessaire d’envoyer les documents par e-mail puisque les collaborateurs y ont accès.

Abonnement à petits prix

Un autre avantage non négligeable des logiciels de facturation en ligne est la possibilité de les installer ou d’y souscrire à moindre coût. Généralement, ces applications offrent des possibilités de souscription à la portée de tous.

Parfois, il est même possible d’utiliser le logiciel gratuitement pendant une certaine période. Bien évidemment, durant ce délai sans forfait, vous ne pourrez pas accéder à certaines fonctionnalités de l’application. Ce n’est qu’à la fin de cette période d’essai que vous pourrez décider de souscrire un abonnement payant.

Quelle que soit la formule choisie, les logiciels de facturation en ligne sont moins onéreux que les logiciels hors ligne. De plus, avec ce genre de logiciel, vous disposez d’une totale liberté de choix et d’une large gamme de services de qualité. Il est aussi possible de joindre le service d’assistance pour vous aider si vous avez des difficultés à utiliser l’application.

Facilité d’utilisation

Les logiciels de facturation en ligne offrent généralement une interface intuitive et ergonomique. La facilité d’utilisation de ces applications réduit les risques d’erreur. Étant donné qu’il s’agit de programmes informatiques automatisés, les données saisies sont reportées et calculées automatiquement. Dès lors, le photographe peut effectuer sans crainte les opérations suivantes avec son logiciel :

  • report automatique du taux de TVA applicable à chaque client?;
  • saisie automatique de son adresse?;
  • application automatique d’une remise?;
  • et calcul du montant de la prestation.

En outre, le photographe ne risque pas d’oublier une facturation effectuée puisque le logiciel conserve des traces de toutes les opérations.

Possibilité de personnaliser son logiciel

Il existe une multitude de logiciels de facturation en ligne. Ce qui rend ces différentes applications plus intéressantes est la possibilité de les personnaliser. Ainsi, le photographe professionnel peut en choisir une et l’adapter à son activité.

D’ailleurs, il existe des applications de facturation en ligne spécifiques à ce métier. Celles-ci proposent toutes les fonctionnalités de facturation dans une interface claire et intuitive. En tant que photographe, vos factures doivent permettre d’exprimer la créativité inhérente à votre profession.

C’est pour cela que vous devez choisir un logiciel de facturation qui vous offre cette liberté de créer des factures personnalisées. Dès lors, vous pourrez télécharger votre logo afin d’ajouter une touche personnelle à vos factures et devis.

Quel logiciel de facturation en ligne faut-il à un photographe professionnel??

Il existe des logiciels certifiés pendant que d’autres ne le sont pas. Pour un professionnel de la photographie, il est plus judicieux d’utiliser un logiciel de facturation en ligne certifié car il respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Cela est attesté par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.

Le certificat par un organisme indépendant est plus sécurisant qu’un auto-certificat. En France, les deux organismes accrédités pour délivrer une certification sont l'AFNOR et le LNE. L’auto-attestation est une solution peu fiable parce que certains éditeurs attestent eux-mêmes que leur logiciel est conforme alors qu’il n’est pas certifié.

Quelques conseils pour réussir sa facturation en ligne

Il existe des éléments indispensables à toute facture, qu’elle soit éditée manuellement ou en ligne. Ainsi, un photographe professionnel doit veiller à ce que ces éléments soient tous respectés. Voici quelques astuces pour réussir ses factures et devis à l’aide d’un logiciel en ligne :

  • déterminer les honoraires du photographe professionnel?;
  • définir une tarification claire pour la vente des photographies?;
  • demander un acompte aux clients pour des projets de grande envergure?;
  • créer un modèle de facturation personnalisé?;
  • inclure le nom de l’entreprise, l’adresse et les contacts?;
  • préciser les ordres de paiement?;
  • et faire preuve de concision.

La liste n’est pas exhaustive car chaque professionnel est libre de donner une certaine image à ses modèles de facture. Toutefois, il faut impérativement s’assurer d’utiliser un logiciel de qualité.

En somme, un photographe professionnel qui utilise un logiciel de facturation en ligne en tire de multiples avantages. Les principaux sont la crédibilité qu’il gagne auprès de sa clientèle, le gain de temps dans ses travaux et la meilleure organisation de ses prestations. Cependant, pour bénéficier de tous ces atouts, il doit opter pour l’utilisation d’un logiciel certifié.




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